Règlement de l’AGAM relatif aux notes de frais (version du 26/10/2014).
- Le demandeur doit remplir la dernière version du formulaire de remboursement de note de frais établi par le trésorier.
- Aux demandes de remboursement doit être joint l’ensemble des justificatifs originaux (ils doivent être au nom de l’AGAM pour les matériels).
- Il est demandé de soumettre dans la mesure du possible sa note de frais dans les 30 jours suivant la dépense et de préférence lors de l’exercice comptable associé.
- L’AGAM ne prend pas en charge les indemnités kilométriques pour les événements se déroulant dans le département des Alpes-Maritimes à moins de 100 km aller/retour du domicile.
- La participation à un événement extérieur au département ou à plus de 100 km (A/R) ouvrant droit à un remboursement par note de frais est sujette à une décision préalable de la majorité des membres du Conseil d’administration (le président ayant pouvoir de décision en cas d’égalité du nombre de voix). La liste des participants sera définie à cette occasion.
- Le covoiturage est le principe de base pour la participation à un événement extérieur au département.
- En cas d’utilisation d’un autre moyen de locomotion (train, avion), le montant maximum remboursable se fera sur la base de l’indemnité kilométrique d’un véhicule de 4 personnes, les voyageurs se partageront l’indemnité calculée (un justificatif de transport sera demandé).
- L’indemnité kilométrique est fixée à 0,15 € le kilomètre.
- Les frais de péage se cumulent avec le point 8 (l’indemnité kilométrique), un reçu sera demandé.
- Un forfait de 35 € par nuit d’hôtel est octroyé aux voyageurs.
- L’achat de matériels d’un montant inférieur à 50 € ne nécessite que l’accord verbal du président, du trésorier ou du responsable du matériel.
- Pour l’achat de matériel d’un montant supérieur à 50 €, une décision de la majorité des membres du conseil d’administration (le président ayant pouvoir de décision en cas d’égalité du nombre de voix) est requise.
- Le demandeur a la possibilité de renoncer au remboursement de sa note de frais et en faire don à l’association, il pourra ensuite le déclarer dans ses revenus.
Conforme au Procès-verbal de la Réunions du Conseil d’Administration, à la modification du dimanche 26 octobre 2014 à Nice, Bureau de l’AGAM – Saint-Augustin.
