Règlement de l’AGAM relatif aux notes de frais (version du 26/10/2014).

 Règlement de l’AGAM relatif aux notes de frais (version du 26/10/2014).

 

  1.  Le demandeur doit remplir la dernière version du formulaire de remboursement de note de frais établi par le trésorier.
  2.  Aux demandes de remboursement doit être joint l’ensemble des justificatifs originaux (ils doivent être au nom de l’AGAM pour les matériels).
  3.  Il est demandé de soumettre dans la mesure du possible sa note de frais dans les 30 jours suivant la dépense et de préférence lors de l’exercice comptable associé.
  4. L’AGAM ne prend pas en charge les indemnités kilométriques pour les événements se déroulant dans le département des Alpes-Maritimes à moins de 100 km aller/retour du domicile.
  5.  La participation à un événement extérieur au département ou à plus de 100 km (A/R) ouvrant droit à un remboursement par note de frais est sujette à une décision préalable de la majorité des membres du Conseil d’administration (le président ayant pouvoir de décision en cas d’égalité du nombre de voix). La liste des participants sera définie à cette occasion.
  6. Le covoiturage est le principe de base pour la participation à un événement extérieur au département.
  7. En cas d’utilisation d’un autre moyen de locomotion (train, avion), le montant maximum remboursable se fera sur la base de l’indemnité kilométrique d’un véhicule de 4 personnes, les voyageurs se partageront l’indemnité calculée (un justificatif de transport sera demandé).
  8. L’indemnité kilométrique est fixée à 0,15 € le kilomètre.
  9. Les frais de péage se cumulent avec le point 8 (l’indemnité kilométrique), un reçu sera demandé.
  10. Un forfait de 35 € par nuit d’hôtel est octroyé aux voyageurs.
  11. L’achat de matériels d’un montant inférieur à 50 € ne nécessite que l’accord verbal du président, du trésorier ou du responsable du matériel.
  12. Pour l’achat de matériel d’un montant supérieur à 50 €, une décision de la majorité des membres du conseil d’administration (le président ayant pouvoir de décision en cas d’égalité du nombre de voix) est requise.
  13. Le demandeur a la possibilité de renoncer au remboursement de sa note de frais et en faire don à l’association, il pourra ensuite le déclarer dans ses revenus.

Conforme  au Procès-verbal de la Réunions du Conseil d’Administration, à la modification du dimanche 26 octobre 2014 à Nice, Bureau de l’AGAM – Saint-Augustin.

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